Polityka prywatności – Sigma Rzeszów

Wersja robocza. Treść do zatwierdzenia przez właściciela. Miejsca w nawiasach [ ] uzupełnimy przed otwarciem sklepu.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób są przetwarzane dane osobowe osób korzystających ze sklepu internetowego sigmarzeszow.pl (dalej: „Sklep”) oraz osób kontaktujących się ze Sprzedawcą. Polityka ma charakter informacyjny i realizuje obowiązki wynikające z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO”). Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie Sklepu.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Szymon Nowak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Sigma Rzeszów Szymon Nowak, Łąka 172, 36-004 Łąka, NIP 814-14-22-084, REGON 180110720 (dalej: „Administrator”).

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

pocztą elektroniczną: sigma.rzeszow@interia.pl;
telefonicznie: 17 852 93 67;
listownie: Sigma Rzeszów Szymon Nowak, Łąka 172, 36-004 Łąka.

2. Jakie dane są przetwarzane i skąd pochodzą

Administrator przetwarza dane przekazane przez osoby, których dane dotyczą, w szczególności podczas:

składania Zamówienia – imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, a w przypadku faktury na firmę – nazwę firmy, adres i NIP, oraz dane o Zamówieniu (zamówione Produkty, w tym kolor Produktu barwionego, sposób dostawy i sposób płatności, komentarz do Zamówienia);
zakładania i prowadzenia Konta Klienta – imię i nazwisko, adres e-mail, zapisane adresy i historia Zamówień;
zapisu do Newslettera – adres e-mail;
dodawania Opinii – podpis (np. imię lub pseudonim) i treść Opinii, a w przypadku zalogowanego Klienta – także powiązanie Opinii z Kontem Klienta;
kontaktu z Administratorem (e-mail, telefon, formularz kontaktowy) – dane podane w wiadomości, w tym adres e-mail lub numer telefonu;
składania reklamacji lub oświadczenia o odstąpieniu od umowy – dane kontaktowe, dane Zamówienia, opis sprawy i zdjęcia, a w razie potrzeby numer rachunku bankowego do zwrotu płatności;
korzystania ze Sklepu – dane techniczne zapisywane w plikach cookies oraz w logach serwera (np. adres IP, rodzaj przeglądarki, data i godzina wizyty).

Dane innych osób, np. odbiorcy przesyłki wskazanego w Zamówieniu, Administrator otrzymuje od Klienta składającego Zamówienie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania oraz okres przechowywania danych

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Zawarcie i wykonanie Umowy Sprzedaży: przyjęcie i realizacja Zamówienia, przygotowanie Produktu barwionego, wysyłka lub odbiór osobisty, kontakt w sprawie Zamówienia.	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy.	Do zakończenia realizacji umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy.
Wystawianie faktur i innych dokumentów sprzedaży, prowadzenie księgowości i przechowywanie dokumentacji podatkowej.	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości.	5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Rozpatrywanie reklamacji i obsługa odstąpienia od umowy (zwrotów).	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z ustawy o prawach konsumenta i Kodeksu cywilnego.	Przez czas rozpatrywania sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
Udzielanie odpowiedzi na pytania i wiadomości (e-mail, telefon, formularz kontaktowy).	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi; jeżeli wiadomość dotyczy Zamówienia lub zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.	Przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie 3 lata od jej zakończenia.
Prowadzenie Konta Klienta.	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o prowadzenie Konta Klienta.	Do usunięcia Konta Klienta; dane dotyczące Zamówień – przez okresy wskazane dla Zamówień, faktur i roszczeń.
Wysyłka Newslettera.	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, w związku z art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.	Do wycofania zgody (rezygnacji z Newslettera).
Publikacja Opinii o Produktach.	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda wyrażona przez dodanie Opinii.	Przez czas publikacji Opinii – do jej usunięcia lub wycofania zgody.
Zapewnienie działania i bezpieczeństwa Sklepu (niezbędne pliki cookies, logi serwera).	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego działania Sklepu.	Pliki cookies – zgodnie z Polityką cookies (20 dni lub do końca sesji przeglądarki); logi serwera – [okres przechowywania logów u dostawcy hostingu – do uzupełnienia].

Termin przedawnienia roszczeń wynosi co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata; koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego).

Jeżeli te same dane są przetwarzane w kilku celach, są one przechowywane do upływu najdłuższego z okresów wskazanych w tabeli. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy Sprzedaży, założenia Konta Klienta, zapisu do Newslettera, dodania Opinii lub uzyskania odpowiedzi na wiadomość. Podanie danych do faktury jest niezbędne do jej wystawienia zgodnie z przepisami podatkowymi. Niepodanie danych oznaczonych w formularzach jako obowiązkowe uniemożliwia skorzystanie z danej funkcji Sklepu.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce:

dostawcy hostingu – dhosting.pl – na którego serwerach działa Sklep i przechowywana jest jego baza danych;
przewoźnikom realizującym dostawy: Poczta Polska (Kurier 48), DHL (DHL24) i InPost (Kurier InPost) – w zakresie danych potrzebnych do doręczenia przesyłki (imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail);
operatorowi płatności: [nazwa operatora płatności – do uzupełnienia] – w zakresie danych potrzebnych do obsługi płatności;
biuru rachunkowemu obsługującemu księgowość Administratora – w zakresie danych zawartych w dokumentach księgowych;
dostawcy usługi poczty elektronicznej, z której korzysta Administrator – w zakresie korespondencji e-mail;
podmiotom wspierającym Administratora w utrzymaniu i obsłudze technicznej Sklepu, a w razie potrzeby – kancelariom prawnym;
organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa – gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów.

Część odbiorców, np. dostawca hostingu, przetwarza dane w imieniu Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Inni, np. przewoźnicy i operator płatności, mogą przetwarzać dane jako odrębni administratorzy – zasady przetwarzania danych przez te podmioty określają ich polityki prywatności.

Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego [do sprawdzenia: dotyczy także operatora płatności i dostawcy poczty e-mail].

6. Newsletter

Zapis do Newslettera wymaga podania adresu e-mail i wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji handlowych. Adresy zapisane do Newslettera są przechowywane w bazie danych Sklepu [do uzupełnienia: nazwa systemu mailingowego, jeżeli Newsletter będzie wysyłany przez zewnętrzny system]. Z Newslettera można zrezygnować w każdej chwili – w ustawieniach Konta Klienta lub kontaktując się z Administratorem. Rezygnacja nie wpływa na zgodność z prawem wysyłki dokonanej przed wycofaniem zgody.

7. Opinie o Produktach

Opinia wraz z podpisem podanym przy jej dodawaniu jest publicznie widoczna w Sklepie. Autor Opinii może w każdej chwili zażądać jej usunięcia, kontaktując się z Administratorem. Zasady publikacji i weryfikacji Opinii określa Regulamin Sklepu.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
sprostowania danych (art. 16 RODO);
usunięcia danych (art. 17 RODO);
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
przenoszenia danych – w odniesieniu do danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO);
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO);
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).

W celu skorzystania z tych praw należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w pkt 1. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Administrator poinformuje wnioskodawcę (art. 12 ust. 3 RODO).

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

10. Pliki cookies

Sklep stosuje wyłącznie niezbędne, techniczne pliki cookies i nie korzysta z narzędzi analitycznych ani marketingowych. Szczegółowe informacje znajdują się w dokumencie Polityka cookies.

11. Komunikacja elektroniczna i informacje handlowe

Informacje handlowe, w tym Newsletter, Administrator przesyła drogą elektroniczną wyłącznie osobom, które wyraziły na to zgodę, zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Wiadomości związane z realizacją Zamówienia, prowadzeniem Konta Klienta, reklamacją lub zwrotem (np. potwierdzenie Zamówienia, wiadomość „gotowe do odbioru”) nie są informacjami handlowymi i są przesyłane bez odrębnej zgody.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, chroniące dane osobowe przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora i zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

13. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może zmienić niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa albo wprowadzenia w Sklepie nowych funkcji lub narzędzi. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Sklepie. O istotnych zmianach Administrator informuje także posiadaczy Konta Klienta i subskrybentów Newslettera wiadomością e-mail.

Polityka prywatności obowiązuje od dnia [data].